Toi aussi tu te sens dans une boîte de sardine libre de toutes contraintes. Qualité qu’ils disent ! mais que veux tu ? Il y a surement un vide dans ton coeur ! Parce que tout mouvement reste une longue trace.
1, 2, 3 … 9 au secours ! c’est qui celui là ! et il fait quoi ! Croissance qu’ils vous disent ! Heu je suis pas sûr !
Tout est dans le titre ! Combien de fois j’ai entendu cela après deux, trois, quatre ou cinq ans de bons et loyaux services. C’est le jeu de la concurrence et parfois cela fait du bien à chacune des parties : annonceur et agence.
Un départ souvent que nous ne vivons pas forcément comme une défaite, mais l’occasion de rebondir vers une nouvelle collaboration ou de nouvelles pistes de commercialisation.
Oxynel ne stoppe pas pour autant ses innovations bien au contraire, ceci renforce notre détermination à devenir encore plus créatif autant sur les stratégies de transition que sur l’amélioration de nos procédures. Tout simplement en observant méthodiquement les erreurs générées par la nouvelle agence de nos clients !
Vous vous demandez pourquoi j’écris cet article, c’est tout simplement pour parler de la transition numérique.
De quoi ? oui du changement de prestataire pour un site internet et des conséquences !
Durant ses 4 derniers mois nous avons vu deux clients partir vers un nouveau prestataire et perdre son référencement doucement mais surement au préjudice de cette société ?
Préjudice pour notre client… qu’il soit en phase artisanale ou industrielle !
En effet peu de société intègrent une stratégie de transition au référencement. Pourtant cela paraît une évidence ! Enfin commerciale ! Car techniquement c’est une autre paire de manches.
Pourtant nous n’hésitons pas à informer notre ancien client des enjeux pour sa société. Nous sommes bon joueur, mais je trouve cela navrant de voir que le nouveau fournisseur ne prend même pas le temps de conserver le trafic naturel si difficilement acquis autour de sa marque et de son positionnement métier.
Sur les deux départs que nous avons connus, les deux nouveaux fournisseurs n’ont rien mis en place. Une jolie erreur 404 apparait en lieu et place d’un ancien contenu qui aurait pu être redirigé vers le nouveau contenu à l’équivalence.
Une catastrophe qui touche avant tout les premiers résultats, les liens de site et les premiers liens de résultats dans Google, le plus souvent sur le nom de la marque.
Alors cher nouveau prestataire, en effet avez gagné un nouveau client, mais comment auriez du vous y prendre pour éviter de faire perdre du business à ce client si fièrement acquis.
1. Une cartographie avant la mise en ligne :
Cela ne mange pas de pain et vos designer d’urls seront ravi de conserver les positions si chèrement acquise.
2. Des redirections efficaces
Des pages 404 qui captent le mot-clé recherché, vers le moteur de recherche du site. C’est simple surtout si la page équivalente n’existe pas !
3. Un suivi durant les 4 ou 5 jours suivants la mise en ligne du site internet.
Consulter les logs du nouvel hébergement pour vous assurer que les pages qui arrivent en 404 soit vite redirigées ou corrigées. Vérifier régulièrement que votre client n’a pas perdu ses premières positions sur son nom de marque, cela serait dommage !
4. Un site qui doit être 100% optimisé au lancement
Le nouveau né est si fragile qu’il ne doit contenir aucun oubli. Conformément aux recommandations des moteurs, ce nouveau site doit être lancé sans faiblesse et respectant les règles de bon usage; Sans oublié d’être 100% optimisé ! Et oui ! Le site existait avant vous ! Donc remplissez les balises usuelles !
En respectant ces 4 points, qui peuvent être simplement valorisés sur un devis, vous capterez plus de client encore.
Bref … Un post de raillerie ! Désolé !
J’en appelle à toutes les sociétés changeant de prestataire ! N’hésitez pas à me contacter, à nous contacter pour une étude et la formalisation d’une recommandation. Je me ferai un plaisir de vous accompagner dans cette stratégie de transition que je pratique maintenant depuis 9 ans.
Pour les nouveaux fournisseurs, nous avons des formations pour vos technico-commerciaux !
Depuis 8 ans, je ne pars quasiment plus en vacances ! Simplement en tranche très courte de 10 jours selon les opportunités que m’offrent le calendrier. À raison de 3 semaines par an, je me pose aujourd’hui la question de savoir ce que signifie pour moi le terme « vacances » !
Entre ma vie de gestionnaire, mes tâches quotidiennes et mes obligations, il y a toujours un imprévu qui m’empêche de prendre du temps pour moi. En 8 années, j’ai appris une seule chose, les demandes de dernières minutes de nos clients me fatiguent.
Grâce à l’établissement de mes objectifs, j’ai réussi à partir en thalasso et à prendre soin de moi, de mon corps et de mon esprit durant 10 jours. Une révolution ! Ce fût le retour en bonne forme.
Chaque année, je quitte Montpellier pour m’établir 10 jours à Avignon et profiter du festival, faire le plein de culture et d’expérience. Arles devenant le point de départ de ces courtes vacances d’été. Juste le temps de me changer d’air et de profiter de la chaleur provençale dans deux villes en ébullition quelques jours du mois de juillet.
Bref des vacances contrastés pour lesquelles je prend un grand plaisir.
Et bien tout simplement parce que je pense que je dois être réellement hors d’atteinte et libre de toutes contraintes d’action. En effet, une thalasso à Bandol ou encore des vacances en Provence ne font que me conforter dans l’accès immédiat à la société, au bureau en cas de problème.
Hors d’atteinte cela veut dire, loin et sans possibilité de retour rapide. J’ai évoqué l’Islande comme possibilité pour cette année 2011, mais il y a aussi le québec ou encore l’allemagne.
Des vacances qui semblent tout à fait réalisable et pas forcément inaccessible ! Je n’ai jamais eu l’âme d’un globe trotter. Néanmoins pour la première fois, j’éprouve la nécessité de partir loin et seul. Histoire de rencontrer d’autres personnes !
Des vacances d’entrepreneurs nécessaires à la bonne santé de sa société. Êtes-vous dans le même cas ?
Cet article a débuté sa rédaction le dernier jour de 2010 et il n’est publié que 6 jours après. 7 jours pour faire le point et pour essayer de tirer les leçons de 2010 et surtout penser à ce que je veux réaliser pour 2011. Des objectifs plutôt que des résolutions ! Je vous livre une nouvelle fois un ego moment !
Rendez-vous le 31 décembre 2011, ou régulièrement sur ce post pour voir l’évolution de mes objectifs 2011 !
Comme toutes les sociétés de services, j’ai essayé de mettre en place des outils de gestion et de rapport du temps de travail! Chantiers complexes et difficiles à mettre en place, j’aurai pu prendre une méthode existante ! Je ne l’ai pas fait ! Pourquoi ? Je ne sais pas !
En fait, je ne pensais pas entrer dans le tourbillon paranoïaque de mes salariés persuadé que je souhaitais installer un flicage.
J’ai eu l’impression parfois que ma demande de suivi de temps était vécue comme un viol de l’intimité professionnelle et/ou une volonté pure et simple de sabotage !
Pourtant, je n’ai jamais été intrusif dans leur organisation, je considère que cette obligation de reporting incombe à chaque salarié et qu’il doit s’y plier.
En effet, nous ne sommes pas en usine et je l’ai bien compris, mais la remontée du temps de travail permet à toute société de services de sortir de la notion de forfait vers la facturation du temps de travail effectif de ses équipes. Cette transition importante a mis plus de 3 ans à se mettre en place et non sans mal !
Un déclenchement en deux phases m’a permis de pouvoir apprécié l’approche tarifaire par poste et surtout la rentabilité de certain projet, mais le chemin pour en arriver à cette appréciation n’a pas été simple et aujourd’hui encore il reste des points à affiner.
fin 2007 – mi 2008 : Un rapport d’activité papier et par commande !
En accord avec mes collaborateurs nous avons travaillé dans un premier temps sur l’organisation du temps de travail et de son reporting à l’aide un petit livret de 12 pages qui était constitué pour chaque nouveau dossier, nouvelle commande. L’objectif étant de faire participé mon équipe a l’évaluation du temps de réalisation d’un projet suite à la prise de brief auprès d’un client. Une réunion de présentation du projet client était faite avec l’ensemble des pièces associées. Ce livret contenait donc une section d’évaluation avec un code job (poste DA : direction artistique, DS : développeur sénior), la quantité de temps évaluable en jour ou heure ou unité.
Une section rapport permettait à mes collaborateurs de mettre leur initiale, la tâche réalisée, la date de réalisation le temps passé. Durant le projet, il était simple de faire une évaluation du temps passé et de s’assurer que ce dernier était conforme à ce qui avait été vendu ou le cas échéant informé le client d’un avenant.
Cet outil que nous avons utilisé durant 9 mois nous a permis de poser les bases de notre organisation de tâches et de temps de travail. Il a bien fonctionné, car il était aussi le relais de la facturation et nous a permis d’ajuster nos tarifs et d’améliorer notre marge bénéficiaire. Néanmoins, il était indispensable de s’assurer qu’il était utilisé, mais les réticences à son utilisation étaient moindres que l’outil numérique dont je dessinais les contours.
mi 2008 – 2009 Le premier tracktime de l’agence en format numérique
Fier de la réussite de notre outil papier, j’ai décidé de porter une version numérique et de chambouler l’organisation autour de ce livret. En effet, un départ, des nouveaux arrivants me semblaient être la bonne occasion pour proposer à mon associé une nouvelle organisation. Le point de départ passé à un outil numérique pour le rapport des tâches et du temps de travail, mais surtout présenter le dossier du prospect en réunion d’équipe hebdomadaire, prendre une évaluation orale du dossier et ne mettre à disposition un outil web pour les rapports de temps passé. Le gain était quadruple, j’avais une vision mensuelle et annuelle du temps de travail et de la rentabilité de l’ensemble des dossiers, j’avais un temps administratif qui était considérable réduit, car une simple ligne permettait de faire son reporting, j’avais une segmentation de tâches en administratif, web, print et marketing avec leurs propres tâches et surtout j’avais une vision de l’activité de la société et de l’avancement des projets qui me permettaient de piloter les forces de vente !
Cependant, je ne pensais pas me heurter à autant de réticence à cet outil, mais alors que s’est-il passé ? j’ai identifié 3 syndromes et une erreur stratégique.
Le syndrome de l’utilisateur
« ça ne marche pas ! », « je ne vois pas la tâche associée à ce que je suis entrain de faire », « est-ce que je suis obligé d’inclure le temps que je passe en recherche sur internet ? », « j’ai oublié ! », « je dois mettre mes congés dans l’outils de suivi de temps », « en ce moment je bosse que sur un seul projet, du coup j’ai pas fait mon reporting car le chef de projet est au courant »
A chacune de ces remarques, j’ai dans un premier temps d’apporter une réponse sur l’organisation du temps de travail sur le poste de travail et la capacité à gérer les tâches qui lui était affecté et la façon dont il devait en faire le rapport dans l’outil et la nécessité pour l’ensemble des acteurs de la société de faire ce rapport afin de permettre d’avoir toujours un planning rempli et une commercialisation sans dent de scie pour permettre de sortir de la saisonnalité de notre activité.
Dans un second temps, j’ai essayé de réunir tous mes collaborateurs pour parler de l’organisation globale et puis je les ai accompagnés individuellement pour la saisie de leur rapport de temps.
J’ai apporté des solutions complémentaires, j’ai édité une grille de l’ensemble des tâches avec leur code associé. Je leur ai montré comment noter sur un carnet les tâches qu’ils sont en train de faire et faire un rapport en fin de journée. Comment évaluer les communications dans le rapport de tâche. Bref …. la méthode, l’outil fonctionnait dans mon idéal, mais l’utilisateur était toujours réticent. Il a donc fallu passer à une explication grandeur nature.
J’ai essayé d’expliquer que le tempo de la journée de travail était quantifiable au quart d’heure prêt et que la partie administrative pouvait être résumé en une fois pour une journée.
Rien n’y a fait, j’avais toujours à tour de rôle les mêmes remarques, qui ne faisaient que passe d’un collaborateur à l’autre.
Chaque semaine, j’étais obligé de rappeler à l’ordre le lundi matin un ou plusieurs collaborateurs, car il n’avait pas saisi leur temps de rapport généralement le jeudi et le vendredi et bien sûr il ne se souvenait plus de rapport le lundi après la réunion ! Il a fallu donc imposé et menacé pour que l’outil soit partiellement utilisé.
Le syndrome de la brebis galeuse
C’est le syndrome des postes administratifs qui ont l’impression que son organisation lui est propre et n’a aucun impact sur la structure, car ils sont considérés comme non productif. A partir du moment ou la brebis galeuse se complaît à ne saisir que des tâches de la section Administratif et ne veut pas dévoiler son organisation hebdomadaire avec la grande peur de montrer que son poste est morcelé de trou qu’elle pourrait occupée à du classement, du rangement et de l’organisation. Cette chère brebis donne donc l’impression qu’elle est douée d’une complicité telle que son poste non productif est le favori de la direction et de par cette élection peu se prive de faire un rapport de temps de son activité. Ne manquant pas de la faire remarquer aux autres personne de la société.
J’aurai dû être plus vigilant ! et ne faire aucune exception ! je l’avoue j’ai été faible !
Le syndrome de l’évaluation en réunion hebdomadaire
«je ne sais pas entre deux et six jours pour cette réalisation»
Les bras m’en tombent alors qu’avec le même type de présentation en réunion et juste une demande d’évaluation orale en réunion et non devant son poste de travail, il était devenu impossible depuis la mise en place de cet outil web de suivi de temps d’avoir une évaluation franche ! Quand je vous dit impossible ! c’est que rien de conret ne sortait. Toujours des hésitations, des approximations !
Mes erreurs :
2010 – Comment rebondir !
Un nouvel outil, mais prenons le temps de faire naître le besoin de l’utiliser. Prenons le temps de s’assurer qu’il sera l’outil de l’évaluation du temps et de l’alerte. Le simplifié et surtout lui apporter une cohérence avec mes attentes et celle de mes employés. Faire en sorte qu’il fasse l’unanimité. Former immédiatement ou demande à un de mes collaborateurs de former les nouveaux entrants dans la société. En faire un outil de valorisation que l’utilisateur peut s’approprier lors des entretiens individuels pour faire valoir la qualité de son travail.
Dernière ligne droite vers les fêtes de fin d’année et le bilan d’Oxynel se profile avec un chiffre d’affaires en forte progression, mais qui reste en dessous de nos objectifs. Néanmoins, nous renouons avec une rentabilité à 8% et la reconstitution de notre trésorerie en 4 mois nous conforte sur la stratégie d’entreprise et le positionnement de l’agence sur les métiers historiques de nos clients à savoir : Immobilier, Tourisme et Franchise.
Mes collaborateurs ont été d’un formidable soutien et ils ont permis que cette réorganisation de la société se fasse de manière construite et organisée. Néanmoins, ces changements m’ont conduit à avoir des points de vue divergeant avec notre chef de publicité sur la satisfaction client. Nous aurons donc un nouveau chef de publicité à compter du mois de janvier 2010.
Le bilan 2009 est en cours de réflexion et fera l’objet d’un article à part entière, mais je vois déjà se profiler le plan stratégique de l’année 2010.
Besoin de prendre des parts de voix et des parts de marché
Nos clients nous connaissent, mais nos prospects non ! Notre société va devoir travailler la construction de sa marque et de sa présence sur le marché montpelliérain de la communication.
Au quotidien, nous traitons les problématiques de visibilité de nos clients et de nos partenaires et nous ne prenons pas le temps de les appliquer pour notre propre visibilité. Certes notre référencement est en constante progression et nous mets en avant, mais nous avons la nécessité de réfléchir à notre positionnement par le fond avant la forme et appliquer une refonte méthodique de nos outils de communication et de prospection. Nous allons faire un premier pas en devenant annonceurs sur l’excellent hors série Top Eco du magazine Objectif LR. Je vous joins notre première publicité ! Rien de révolutionnaire, mais laissez-nous vos commentaires ! Nous sommes curieux d’avoir votre avis !
Consolider les équipes
Soutenir une croissance identique pour l’agence à celle de 2009, passera invariablement par la nécessité de double le carnet de commande, mais aussi par le renfort de chacun des postes de la société. En parallèle a cela, nous allons mettre en place un plan d’intéressement pour les salariés.
Intensifier la prospection hors région
Malgré notre présence sur Paris, nous ne souhaitons pas avoir de convergence projet avec les agences sur Montpellier et notre croissance va dépendre essentiellement de notre capacité à capter du prospect hors Montpellier dans la région Languedoc Roussillon, mais aussi en dehors de cette zone. Nous allons essayer de concentrer nos objectifs de conquête sur le triangle suivant Béziers – Aix en Provence Lyon. La création de notre bureau secondaire sur Avignon se profile et facilitera les déplacements.
Vous l’aurez compris, premier billet ! pour l’instant pas encore tout à fait dans la lignée de ce que je voudrai traiter sur ce blog, mais il me faut le temps d’enclencher la vitesse supérieure.